29-30 вересня 2021 р. керівники середньої та вищої ланки Державної прикордонної служби (ДПСУ) і Державної митної служби (Держмитслужба) України відвідали тренінг з підвищення обізнаності щодо аналізу та оптимізації бізнес-процесів. Захід був організований в рамках проєкту «Підтримка ЄС у зміцненні інтегрованого управління кордонами в Україні (EU4IBM)», що фінансується Європейським Союзом та впроваджується Міжнародним центром розвитку міграційної політики (ICMPD).

«Хорошою практикою для державних, громадських та приватних організацій є регулярний перегляд способів своєї діяльності з метою виявлення нових потреб і прогалин або ж потенційного марнування часу та ресурсів», – зауважила Барбара Ротовник, менеджерка сектора міграції і управління кордонами Представництва ЄС в Україні.

Роботу з аналізу обраних робочих процесів у прикордонних відомствах було розпочато в межах проєкту EU4IBM ще у червні 2020 року. Результатом стали рекомендації, що охоплюють широкий спектр тематичних областей інтегрованого управління кордонами (ІУК). В подальшому ці рекомендації використовуються для просування реалізації стандартів ІУК в Україні, що сприяє зокрема посиленню безпеки державного кордону та полегшенню процедур легального переміщення товарів та осіб через кордон. Рекомендації також є основою для пілотування та подальшого впровадження юридичних, організаційних і технічних рішень, які, серед іншого, полегшують міжвідомчий та транскордонний обмін та співпрацю.

«Наш проєкт навчає співробітників відомств-суб’єктів ІУК методиці аналізу та оптимізації бізнес-процесів, після чого ми спільно аналізуємо робочі процеси, що стосуються або окремої установи, або декількох організацій. Крім того, наші експерти розробили інструкції, які допоможуть навченому персоналу самостійно проводити аналіз та оптимізацію процесів надалі. Зараз ми плануємо зробити ще один крок, зокрема провести тренінг для тренерів всередині прикордонних відомств, які, в свою чергу, продовжили би поширювати інформацію та проводити навчання з аналізу та оптимізації бізнес-процесів серед іншого причетного персоналу, а можливо навіть і серед студентів спеціалізованих вишів», – зазначив Арунас Адоменас, керівник проєкту EU4IBM.

Оптимізація робочих процесів є тривалою процедурою, яка вимагає спільного розуміння та широкої згоди між різними рівнями управління всередині кожного відомства та між різними відомствами. Регулярне спілкування, відкрите обговорення, підвищення обізнаності про події та досягнуті результати допомагають суб’єктам ІУК залишатися зосередженими на підвищенні ефективності та дієвості процесів, одночасно збільшуючи їхню здатність реагувати на поточні та майбутні виклики.

Довідкова інформація: Проєкт «Підтримка ЄС у зміцненні інтегрованого управління кордонами в Україні (EU4IBM)», що фінансується Європейським Союзом та втілюється Міжнародним центром з розвитку міграційної політики (ICMPD), спрямований на підтримку впровадження реформ, які наближають українську систему управління кордонами до стандартів та передової практики Європейського Союзу в межах Стратегії інтегрованого управління кордонами України, ухваленої Кабінетом Міністрів України 24 липня 2019 року. Проєкт триває з грудня 2019 р. до червня 2022 р.